الغرض من الوظيفة: مسؤول عن تنفيذ مجموعة واسعة من أنشطة الدعم الإداري والمكتبي لتسهيل التشغيل الفعال لمكتب الأمين العام. ويتم تحقيق ذلك من خلال مجموعة متنوعة من المهام المتعلقة بالتواصل الفعال مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، وتنظيم التقويمات المكتبية، مما يضمن إكمال جميع المهام الإدارية بدقة وتسليمها بجودة عالية وفي الوقت المناسب. المهام والمسؤوليات الرئيسية: يجيب على جميع المكالمات الهاتفية ويحضر جميع الاستفسارات أو يوجهها إلى الموظفين المناسبين حسب الحاجة. ينظم وجدولة المواعيد. يخطط الاجتماعات ويسجلها ويجمع ويوزع محاضر الاجتماعات. التعامل مع جميع المراسلات، واستقبال وتصنيف وتوزيع البريد الوارد والصادر، وكتابة المذكرات والرسائل والنماذج. يساعد في إعداد التقارير المجدولة بانتظام. تطوير وصيانة نظام أرشفة منظم لملفات المكتب بما في ذلك الوثائق السرية. - إدارة جميع الأعمال الإدارية للمكتب وأنواعها وتصوير جميع المستندات المطلوبة - تحديث والحفاظ على سياسات وإجراءات المكتب على أساس منتظم. يراقب ويتعامل مع طلب اللوازم المكتبية حسب الحاجة. الاحتفاظ بقوائم الاتصال لجميع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين. يتعامل مع ترتيبات السفر والحجوزات ذات الصلة. يقدم ويوفق بين تقارير المصروفات والمصروفات النثرية. يوفر الدعم العام والتوجيه لزوار المكتب. - يتواصل مع المساعدين الإداريين التنفيذيين وكبار المساعدين للتعامل مع الطلبات والاستفسارات من كبار المديرين. يقدم القادة المشورة ويدعمون الفرق الأخرى ذات الصلة بالمكتب كما هو مطلوب. إدارة وتنسيق المهام عبر الإدارات المتعددة.