موظف استقبال

1. واجبات الاستقبال :- جدولة المواعيد: تنظيم الاجتماعات وتحديث تقاويم المديرين. إدارة المكالمات: الرد على المكالمات وتحويلها والرد على الاستفسارات الأساسية. تنظيم منطقة الاستقبال: الحفاظ على نظافة ونظام المكتب الأمامي وتوفير كتيبات المصنع والأدوات اللازمة للزوار. سجل الزوار: تسجيل بيانات الداخلين والخارجين لضمان أمن المكتب. 2. السكرتارية والدعم الإداري:- استقبال الزوار: تحية العملاء والضيوف وتوجيههم إلى المكتب أو الموظف المناسب. تنسيق مقابلات العمل: استقبال المتقدمين للوظائف بالشكل المناسب وتوجيههم إلى الإدارة المختصة. إدارة المراسلات: استلام وفرز البريد والطرود اليومية، وتسليم البريد الصادر، والتنسيق مع شركات الشحن، والرد على رسائل البريد الإلكتروني الرسمية. حفظ الملفات والتوثيق: تنظيم الملفات الورقية والإلكترونية، وإعداد التقارير والمذكرات، وأداء المهام الكتابية الأخرى مثل حفظ الملفات والتصوير وإرسال الفاكس. الاجتماعات: تجهيز غرف الاجتماعات وتدوين المحاضر عند الحاجة. مراقبة جرد اللوازم المكتبية وجرد الخدمات المساندة بما في ذلك معدات ومستلزمات البوفيه ومعدات ومستلزمات التنظيف والعمل على استكمالها بانتظام بالتنسيق مع مدير الشؤون الإدارية.